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Der eMail-Leitfaden!
| Leitsätze | ↓ | ↑ |
- eMail-Adressen vertraulich behandeln »»»
- eMails im Text-Format verfassen »»»
- Anhänge separat senden »»»
- Vorschau deaktivieren »»»
- Keine Kettenbriefe weiterleiten »»»
- Niemals Virenwarnungen verschicken »»»
- Nur eine eMail-Adresse verwenden »»»
| Leitsatz 1: eMail-Adressen vertraulich behandeln | ↓ | ↑ |
eMail-Adressen dürfen niemals ohne Einverständnis des Eigentümers an Dritte weitergegeben werden. Sie unterliegen genauso wie Postanschrift, Telefon- nummern oder andere persönliche Informationen den datenschutz-rechtlichen Bestimmungen.
Lösungen:
Falls Sie eine empfangene eMail an eine dritte Person weiterleiten wollen, sollten Sie dafür sorgen, dass die eMail-Adresse des ursprünglichen Versenders dem Dritten nicht bekannt wird.
Das gleiche gilt, wenn Sie eine eMail an mehrere Empfänger gleichzeitig verschicken wollen, z.B. einen Newsletter oder einen Weihnachtsgruß an all Ihre Freunde. Stellen Sie sicher, dass beim Verfassen der eMail im Adressfeld das Format auf 'BCC' eingestellt ist. So wird sichergestellt, dass die einzelnen Empfänger nur die Adresse des Absenders und die eigene Empfängeradresse erhalten. Im anderen Fall würde jeder Empfänger der eMail auch die Adressen der anderen Empfänger erhalten.
| Leitsatz 2: eMails im Text-Format verfassen | ↓ | ↑ |
HTML-formatierte eMails können Schädlinge (Würmer, Trojaner, ...) verbreiten oder diverse Sicherheitslücken an Ihrem PC ausnutzen. Zu dem belegen Sie unnötig viel Speicherplatz und damit auch die Rechenkapazität Ihres Computers.
Lösungen:
Verfassen und versenden Sie ihre eMails nur im sicheren und schnelleren Text-Format!
| Leitsatz 3: Anhänge separat senden | ↓ | ↑ |
| Leitsatz 4: Vorschau deaktivieren | ↓ | ↑ |
Viele eMails in Ihrem Posteingang sind leider im HTML-Format verfasst worden. Beim Lesen dieser eMails kann Ihr Computer dadurch von Schädlingen (Viren, Würmer, Trojaner, ...) infiziert werden.
Lösungen:
Deaktivieren Sie in Ihrem eMail-Programm unbedingt die Vorschau der eMails.
Lassen Sie sich den Text der eMail als 'Reiner Text' anzeigen.
| Leitsatz 5: Keine Kettenbriefe weiterleiten | ↓ | ↑ |
Kettenbriefe werden in der Regel dazu verfasst, eMail-Adressen zu sammeln. Die gesammelten eMail-Adressen werden weltweit an Interessenten verkauft, die wiederum an die ganzen Adressen Werbung schicken. Taucht man einmal in einer dieser Listen auf, kommt man kaum wieder heraus. 50 unaufgeforderte eMails pro Tag sind dann keine Seltenheit mehr, wodurch der Aufwand für das Pflegen des eMail-Postfachs drastisch steigt und damit auch die Kosten. Selbst mit Filtern kommt man kaum gegen diese Flut an, da die Absenderadressen meistens gefälscht sind oder dynamisch generiert sind.
Lösungen:
Leiten Sie Kettenbriefe nicht weiter! Auch Internetdiensten, die dem Nutzer die Möglichkeit geben, z.B. eine virtuelle Postkarte zu verschicken, sollte man nicht die eigene eMail-Adresse und schon gar nicht die eMail-Adresse von Freunden oder Kollegen anvertrauen. Oder geben Sie einem Fremden auf der Straße die Telefonnummer Ihres besten Freundes?
| Leitsatz 6: Niemals Virenwarnungen verschicken | ↓ | ↑ |
In der Regel handelt es sich bei diesen eMails um einen Spaß oder wie bei Kettenbriefen um eine Möglichkeit, eMail-Adressen zu sammeln. Sollte der genannte Virus tatsächlich existieren, so ist dieser meist schon jahrelang bekannt.
Lösungen:
Falls Sie per eMail eine Warnung vor einen neuen, gefährlichen Virus erhalten, sollten sie diese unverzüglich löschen.
Selbst wenn der Absender der eMail angeblich eine Behörde oder ein Hersteller von Antivirensoftware ist: Niemals dieser eMail glauben! Keine Behörde und auch kein Hersteller von Antivirensoftware verschickt Virenwarnungen per eMail. Gefahrenhinweise über Viren werden nur über herkömmliche Medien (TV, Radio, Zeitungen, ...) verbreitet. Auf Internetseiten kann man sich natürlich auch über aktuelle Viren informieren.
| Leitsatz 7: Nur eine eMail-Adresse verwenden | ↓ | ↑ |
Personen, die mehr als nur eine eMail-Adresse haben, schaffen sich oft unbemerkt Probleme, die ihren eigenen eMail-Verkehr durcheinander bringen. So kommen z.B. eMails erst gar nicht beim Empfänger an oder dieser schickt seine Antwort an eine eMail-Adresse des Absenders, die dieser nicht regelmäßig abruft.
Auf der Seite des Empfängers kann es passieren, dass eMails von einem Spam-Filter aussortiert werden, weil der Absender mit einer eMail-Adresse geschrieben hat, die der Empfänger nicht in seinem Adressbuch eingetragen hat.
Schafft es diese eMail doch bis zu ihrem Empfänger und möchte dieser die eMail beantworten, drückt er auf den 'Beantworten'-Button in seinem eMail-Programm, vergleicht hier aber in der Regel nicht, ob die Adresse des Absenders die ist, die auch in seinem Adressbuch eingetragen ist. So kommt es denn, dass die Antwort an eine Adresse geschickt wird, die der ursprüngliche Absender nur gelegentlich oder gar nicht abruft.
Lösungen:
Verwenden Sie für den eMail-Verkehr immer nur eine eMail-Adresse. Teilen Sie diese Adresse Ihren Mitmenschen mit, so dass diese ihre Adressbücher aktualisieren. Überprüfen Sie, dass in Ihrem eMail-Programm oder bei Ihrem Provider keine abweichende Rückantwort-Adresse eingetragen ist.
Falls Sie beruflich auch per eMail erreichbar sein müssen, können Sie z.B. für den ganzen beruflichen Bereich eine eigenständige eMail-Adresse pflegen - strikt getrennt von Ihrer privaten. Eine zweite private eMail-Adresse ist nur für den Fall interessant, wenn Sie anonym im Internet einen Dienst testen oder etwas herunterladen möchten. Mehrere private Adressen für den reinen Schriftverkehr machen heute keinen Sinn mehr, denn eMail-Programme und Spam-Filter können bei gängigen eMail-Programmen so konfiguriert werden, dass Spam kaum noch ein Problem darstellt.
Grundsätzlich gilt: Je weniger Adressen, desto weniger Arbeit.
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