M Logo   i   l   k   n   i   g   g   e

   Der E-Mail-Leitfaden!

Leitsätze  ▼   ▲ 
  1. E-Mail-Adressen vertraulich behandeln »»»
  2. E-Mails im Text-Format verfassen »»»
  3. Anhänge separat senden »»»
  4. Vorschau deaktivieren »»»
  5. Keine Kettenbriefe weiterleiten »»»
  6. Niemals Virenwarnungen verschicken »»»
  7. Nur eine E-Mail-Adresse verwenden »»»
Leitsatz 1: E-Mail-Adressen vertraulich behandeln  ▼   ▲ 
Problem:
E-Mail-Adressen dürfen niemals ohne Einverständnis des Eigentümers an Dritte weitergegeben werden. Sie unterliegen genauso wie Postanschrift, Telefonnummern oder andere persönliche Informationen den datenschutz-rechtlichen Bestimmungen.

Lösungen:
Falls Sie eine empfangene E-Mail an eine dritte Person weiterleiten wollen, sollten Sie dafür sorgen, dass die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Versenders dem Dritten nicht bekannt wird.

Das gleiche gilt, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig verschicken wollen, z.B. einen Newsletter oder einen Weihnachtsgruß an all Ihre Freunde. Stellen Sie sicher, dass beim Verfassen der E-Mail im Adressfeld das Format auf 'BCC' eingestellt ist. So wird sichergestellt, dass die einzelnen Empfänger nur die Adresse des Absenders und die eigene Empfängeradresse erhalten. Im anderen Fall würde jeder Empfänger der E-Mail auch die Adressen der anderen Empfänger erhalten.
Leitsatz 2: E-Mails im Text-Format verfassen  ▼   ▲ 
Problem:
HTML-formatierte E-Mails können Schädlinge (Würmer, Trojaner, ...) verbreiten oder diverse Sicherheitslücken an Ihrem PC ausnutzen. Zu dem belegen Sie unnötig viel Speicherplatz und damit auch die Rechenkapazität Ihres Computers.

Lösungen:
Verfassen und versenden Sie ihre E-Mails nur im sicheren und schnelleren Text-Format!
Leitsatz 3:Anhänge separat senden  ▼   ▲ 
Wenn Sie jemanden eine größere Datei zusenden möchten, sollten Sie diese in einer separaten E-Mail versenden. Das heißt, Sie trennen Text und Anhang einer E-Mail auf zwei E-Mails auf. Das hat zum einen den Vorteil, dass der Empfänger die E-Mail mit dem Anhang wieder löschen kann, nach dem er die Datei bei Bedarf angesehen oder sie anderweitig abgespeichert hat. Zum anderen bleibt ihm aber die E-Mail mit dem Text erhalten. So spart er zum einem Speicherplatz und kann dennoch den reinen Textinhalt einfach in seinem E-Mail-Programm archivieren.
Leitsatz 4: Vorschau deaktivieren  ▼   ▲ 
Problem:
Viele E-Mails in Ihrem Posteingang sind leider im HTML-Format verfasst worden. Beim Lesen dieser E-Mails kann Ihr Computer dadurch von Schädlingen (Viren, Würmer, Trojaner, ...) infiziert werden.

Lösungen:
Deaktivieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm unbedingt die Vorschau der E-Mails.
Lassen Sie sich den Text der E-Mail als 'Reiner Text' anzeigen.
Leitsatz 5: Keine Kettenbriefe weiterleiten  ▼   ▲ 
Problem:
Kettenbriefe werden in der Regel dazu verfasst, E-Mail-Adressen zu sammeln. Die gesammelten E-Mail-Adressen werden weltweit an Interessenten verkauft, die wiederum an die ganzen Adressen Werbung schicken. Taucht man einmal in einer dieser Listen auf, kommt man kaum wieder heraus. 50 unaufgeforderte E-Mails pro Tag sind dann keine Seltenheit mehr, wodurch der Aufwand für das Pflegen des E-Mail-Postfachs drastisch steigt und damit auch die Kosten. Selbst mit Filtern kommt man kaum gegen diese Flut an, da die Absenderadressen meistens gefälscht sind oder dynamisch generiert sind.

Lösungen:
Leiten Sie Kettenbriefe nicht weiter! Auch Internetdiensten, die dem Nutzer die Möglichkeit geben, z.B. eine virtuelle Postkarte zu verschicken, sollte man nicht die eigene E-Mail-Adresse und schon gar nicht die E-Mail-Adresse von Freunden oder Kollegen anvertrauen. Oder geben Sie einem Fremden auf der Straße die Telefonnummer Ihres besten Freundes?
Leitsatz 6: Niemals Virenwarnungen verschicken  ▼   ▲ 
Problem:
In der Regel handelt es sich bei diesen E-Mails um einen Spaß oder wie bei Kettenbriefen um eine Möglichkeit, E-Mail-Adressen zu sammeln. Sollte der genannte Virus tatsächlich existieren, so ist dieser meist schon jahrelang bekannt.

Lösungen:
Falls Sie per E-Mail eine Warnung vor einen neuen, gefährlichen Virus erhalten, sollten sie diese unverzüglich löschen.

Selbst wenn der Absender der E-Mail angeblich eine Behörde oder ein Hersteller von Antivirensoftware ist: Niemals dieser E-Mail glauben! Keine Behörde und auch kein Hersteller von Antivirensoftware verschickt Virenwarnungen per E-Mail. Gefahrenhinweise über Viren werden nur über herkömmliche Medien (TV, Radio, Zeitungen, ...) verbreitet. Auf Internetseiten kann man sich natürlich auch über aktuelle Viren informieren.
Leitsatz 7: Nur eine E-Mail-Adresse verwenden  ▼   ▲ 
Problem:
Personen, die mehr als nur eine E-Mail-Adresse haben, schaffen sich oft unbemerkt Probleme, die ihren eigenen E-Mail-Verkehr durcheinander bringen. So kommen z.B. E-Mails erst gar nicht beim Empfänger an oder dieser schickt seine Antwort an eine E-Mail-Adresse des Absenders, die dieser nicht regelmäßig abruft.

Auf der Seite des Empfängers kann es passieren, dass E-Mails von einem Spam-Filter aussortiert werden, weil der Absender mit einer E-Mail-Adresse geschrieben hat, die der Empfänger nicht in seinem Adressbuch eingetragen hat.

Schafft es diese E-Mail doch bis zu ihrem Empfänger und möchte dieser die E-Mail beantworten, drückt er auf den 'Beantworten'-Button in seinem E-Mail-Programm, vergleicht hier aber in der Regel nicht, ob die Adresse des Absenders die ist, die auch in seinem Adressbuch eingetragen ist. So kommt es denn, dass die Antwort an eine Adresse geschickt wird, die der ursprüngliche Absender nur gelegentlich oder gar nicht abruft.

Lösungen:
Verwenden Sie für den E-Mail-Verkehr immer nur eine E-Mail-Adresse. Teilen Sie diese Adresse Ihren Mitmenschen mit, so dass diese ihre Adressbücher aktualisieren. überprüfen Sie, dass in Ihrem E-Mail-Programm oder bei Ihrem Provider keine abweichende Rückantwort-Adresse eingetragen ist.

Falls Sie beruflich auch per E-Mail erreichbar sein müssen, können Sie z.B. für den ganzen beruflichen Bereich eine eigenständige E-Mail-Adresse pflegen - strikt getrennt von Ihrer privaten. Eine zweite private E-Mail-Adresse ist nur für den Fall interessant, wenn Sie anonym im Internet einen Dienst testen oder etwas herunterladen möchten. Mehrere private Adressen für den reinen Schriftverkehr machen heute keinen Sinn mehr, denn E-Mail-Programme und Spam-Filter können bei gängigen E-Mail-Programmen so konfiguriert werden, dass Spam kaum noch ein Problem darstellt.

Grundsätzlich gilt: Je weniger Adressen, desto weniger Arbeit.
Impressum   ▼   ▲ 
PaderDesign - internet & audio
Geschäftsführer:
Torsten Funk e. Kfm.
Obere Sage 7
33184 Altenbeken
Tel.: 05255-93296-90
www.paderdesign.de

Amtsgericht Paderborn
HRB 2385

Valid XHTML 1.0 Transitional Valid CSS!
 [ © 2003-2015 & Webdesign by PaderDesign | Stand: 2015-11-13 ]